SOP
menurut saya adalah sebuah proses kerja langkah demi langkah secara
berurutan/sistematis yang harus dilakukan antar fungsi
kerja/pic/pemegang jabatang/karyawan yang tertuang dalam suatu peraturan
(tertulis) dan telah disahkan oleh pejabat yang berwenang, yang
bertujuan sebagai standar mutu pelayanan internal/eksternal Perusahaan.
Dalam tulisan saya kali ini, akan menjelaskan beberapa langkah bagi pemula yang terjun ke dunia kerja khususnya bagian SOP. Artikel yang saya ini buat bukanlah sebagai patokan resmi, namun sebagai bahan informasi untuk rekan-rekan yang ingin mengetahui sekilas tentang SOP.
SOP umumnya berupa "Ketentuan" yang tidak berdiri sendiri namun ada keterkaitan dengan "Ketentuan" lainnya dalam bentuk yang berbeda misalnya Policy, Guidance, Peraturan Perusahaan and other document.
Metode yang saya gunakan pada saat pembuatan SOP biasanya 5W+1H (Who, What, Where, When, Why, How). Mengapa saya menggunakan metode tersebut? Karena setelah SOP diterbitkan maka akan menjadi panduan sekaligus petunjuk bagi fungsi kerja/PIC/pemegang jabatan/karyawan untuk melakukan aktivitas/proses kerja, sehingga pada saat melakukan pembuatan SOP sangat disarankan tidak hanya sekedar "buat", namun sekaligus melakukan perbaikan dengan proses yang baik, namun masih dalam kemampuan batas Perusahaan.
Sebagai gambaran singkat, anda diminta membuat SOP Perusahaan A berskala internasional/nasional/besar yang sudah mempunyai infrastuktur dan sumber daya yang sangat baik, dibandingkan dengan Perusahaan B yang berskala daerah/lebih kecil yang sangat terbatas baik infrastruktur dan sumber daya? Walaupun dengan jenis bisnis yang 100% mirip, belum tentu akan dibuatkan SOP yang sama? Karena jika diterapkan pada perusahaan B yang secara infrastruktur belum/tidak siap maka akan menjadi rutinitas pelanggaran (SOP tidak jalan sama sekali). Hal ini diperlukan development/improvement dari Perusahaan untuk mencapai SOP yang Ideal yang masih diluar batas kemampuan Perusahaan B tersebut.
Berikut konsep dan langkah awal sebelum pembuatan SOP:
What
-SOP "apa" yang hendak dibuat? yang nantinya akan kita sebut dengan "Judul" dari SOP.
-Disarankan untuk melakukan mapping terlebih dahulu terhadap aktivitas "perusahaan/subject" yang akan diamati dan komparasi dengan tugas Job Descriptionnya
Why
-Mengapa SOP ini dibuat? bisa untuk sebagai pemenuhan Ketentuan, kejelasan bagi fungsi kerja/PIC/pemegang jabatan/Karyawan itu sendiri dan lain-lain sesuai dengan kebutuhannya, yang nantinya akan kita sebut dengan "Tujuan" dari SOP.
Where
-Dimana batasan SOP ini? apakah Company? Head Office? Branch? bisa juga entitas yang lebih kecil Divisi, Department, Unit Kerja dan sebagainya, yang nantinya akan kita sebut dengan "Ruang Lingkup" dari SOP
Who
-Siapa saja yang terlibat dalam SOP tersebut?
-Pihak penandatangan sebagai pengesahan SOP, yang nantinya akan kita sebut dengan "Pihak yang Membuat, Mengetahui dan Menyetujui" dari SOP tersebut.
-Pihak yang menjalankan SOP yang nantinya akan kita sebut dengan "PIC/Fungsi Kerja" dari SOP tersebut.
When
-Kapan SOP ini berlaku?
-Kapan tahapan/proses pada SOP ini dijalankan oleh fungsi kerja/PIC/pemegang jabatan/karyawan tersebut, nantinya akan kita sebut dengan "Service Level Indcator/Service Level Agreement/Time Limit" dari SOP tersebut.
How
-Bagaimana proses-proses tersebut berjalan? Yang nanti akan kita sebut dengan "Narasi Proses" dari SOP tersebut.
Berikut Struktur Cara Membuat SOP:
Urutan ini tidak baku, style bisa saja diterapkan berbeda sesuai dengan selera masing-masing, saya kasih nomor agar terlihat berurut saja.
1. Buat Title (Judul Utama)
2. Buat Kolom Tanda Tangan sebagai pengesahan (authorized)
3. Buat Kontent Informasi
3.a. Umumnya terdiri dari informasi versi SOP sebelumnya yang telah direvisi.
3.b. Hal apa saja yang berubah
3.c. Tanggal berlaku.
4.
Buat Daftar Isi (pada SOP yang sudah terpecah-pecah menjadi bagian
kecil dengan isi/halaman yang lebih singkat, umumnya bagian "Daftar Isi"
ini tidak dipakai)
5. Buat Tujuan
6. Buat Referensi/Ketentuan Terkait
7. Buat Ruang Lingkup
8 Buat Additional Content misal:
8.a.
Point Kebijakan (note: beberapa model SOP ada yang dibuat terpisah dari
SOP (bukan bagian dari SOP), atau dibuat menjadi catatan kaki
(reference note), atau dimasukan dalam SOP sebagai pelengkap proses
8.b. Point Pengertian/Definisi
8.c. Point Singkatan
8.d. Point Hal Penting
10. Isi Flow SOP (include):
10.a. Nama Aktivitas/Proses (Judul ini lebih spesifik dibandingkan judul utama/title)
10.b. Narasi+Flow Aktivitas/Proses
10.c. Fungsi kerja/PIC/pemegang jabatan/Karyawan yang melakukan Proses pada SOP
10.d. Dokumen/Form
10.e. Service Level Indicator/Service Level Agreement/Time Limit saat melakukan Proses pada SOP
11. Lampiran/Dokumen/Form/Gambar dll.
Bagian-bagian tersebut bisa saja "ada yang tidak dipakai", dan/atau "beberapa bagian digabung" menjadi 1 (satu) bagian saja, dan/atau "ditambahkan bagian" diluar yang telah saya sebutkan diatas, sesuai dengan kebutuhan pembuatan SOP itu sendiri.
Pengendalian dalam pembuatan SOP itu sendiri sekurang-kurangnya mencakup:
1. Dokumen mutu yang handal, teregister, jelas penggunaanya dan pengarsipan yang baik.
2.
Dual approval, pihak-pihak yang melakukan aktivitas pada SOP akan
mempunyai kewenangan sesuai dengan proses yang telah dibuat. Perlunya
pemisahan fungsi antara pihak yang membuat/maker/request, memeriksa
(checker) dan menyetujui (approver), kadang ada juga yang hanya
menerapkan Maker - Checker/Approver.
Pada saat pelaksanaan SOP (apabila sudah terbit), maka dapat dilakukan pemeriksaan oleh tim Audit, tim Internal Control, tim SOP, tim Quality Assurance dan tim-tim lain yang memang diberdayakan fungsinya untuk melakukan review dan pemeriksaan atas SOP tersebut.
Semoga apa yang saya buat dapat dipahami.
Note: Untuk contoh SOP memang tidak dilampirkan karena pada point ini hanya membahas secara teori terlebih dahulu, SOP akan dilampirkan pada postingan selanjutnya.
Salam,
Rega Agistara
